Mail bewaren

<< Klik om inhoudsopgave weer te geven >>

Navigatie:>  Welkom op onze help pagina's > E-Mail >

Mail bewaren

E-Mail bewaren of archiveren

In de 'papieren wereld', nog niet zo lang geleden trouwens, werden oudere documenten en brieven netjes in ordners (of schoenen dozen) gearchiveerd. Dat is niet meer van deze tijd!

De meeste e-mail programma's die we op de PC gebruiken hebben een mogelijkheid om te archiveren. (Dikwijls zelfs instelbaar zodat het programma dit automatisch doet na een bepaalde periode). Maar is een archief van Outlook bruikbaar en overzichtelijk? Of wilt u dit toch via andere programma's in eigen beheer houden?. Wilt u de gegevens exporteren en in andere programma's kunnen bekijken? Hieronder proberen we dit een beetje toe te lichten.

Vanaf Outlook 2010 is Auto Archiveren door Microsoft standaard uitgeschakeld. Je moet dit dus zelf inschakelen. Niet alleen e-mail maar ook Agenda; Contactpersonen en taken kunnen gearchiveerd worden.

Archiveren

Omdat Outlook (van Microsoft) het meest gebruikte e-mail programma is zal deze uitleg uitsluitend daar over gaan.

Bij Outlook worden alle bestanden en ook de archieven bewaard in zogenaamde *.PST bestanden (de bestand extensie is dus .PST). Deze zijn alleen meer met Outlook weer terug te lezen. In principe niet erg en we mogen ervan uitgaan dat Microsoft er altijd voor zal zorgen dat deze bestanden ook in de toekomst toegankelijk blijven. U kunt de archieven naar een andere (veilige locatie schrijven en u kunt ze met een wachtwoord beveiligen. Het voordeel van een archief is dat je dit naar eigen wens kunt inrichten. Dus een hoofdmap met sub mappen et cetera. Binnen Outlook kun je nu vanuit Postvak in direct de mail verslepen naar je archief map. Het archief is een volledig op zichzelf staand bestand (archive.pst) dat u wel of niet standaard in Outlook kunt inlezen.

Nadeel van een archief bestand is dat het altijd de opmaak van Outlook blijft behouden.

Exporteren

Bij exporteren selecteer je welk bestand type je wilt bijvoorbeeld: "exporteren als PDF". Er wordt een groot PDF bestand gemaakt waarbij elk onderwerp per pagina apart staat.

De 2e manier is "Exporteren als TXT". Nu worden alle bestanden als één groot bestand opgeslagen zonder verdere opmaak. Je ziet daarom veel standaard tekst tussen allerlei dikwijls cryptische gegevens (=HTML tekst van bijvoorbeeld afbeeldingen of links naar andere onderwerpen)

Een 3e oplossing is om in Verkenner gescheiden mappen te maken. Nu kun je elke mail met een specifiek onderwerp naar een map slepen. Op deze manier blijven de bestanden herkenbaar ter beschikking. De berichten worden afzonderlijk opgeslagen en kunnen daarom later ook afzonderlijk worden gelezen. Maak bijvoorbeeld mappen per persoon; of overheid, vrienden, vereniging, et cetera.... Als je zo'n bestand opent wordt Outlook opgestart met de gekozen mail. Alle interne links en afzender zijn gewoon beschikbaar.

Beheren in andere programma's

Mensen die gebruik maken van meerdere e-mail adressen, bijvoorbeeld gescheiden vereniging en privé, willen wellicht een professionelere oplossing. Daarvoor is o.a. het programma Mailstore. Dit programma wordt geleverd in 3 varianten namelijk de "Home"; "Server"en "Provider" versie. Wij bespreken hier de "Home" versie die ook GRATIS is.

mailstore_logo

Mailstore heeft veel voordelen t.o.v. de standaard archivering in bijvoorbeeld Outlook:

1.Alle bijlagen worden gescheiden opgeslagen. (Als PDF, Doc, Docx, XLS et cetera) U kunt zelf bestand types toevoegen die gescheiden gearchiveerd moeten worden zoals JPG of BMP en nog veel meer.

2.Het programma heeft zeer krachtige zoekfuncties over alle accounts heen.

3.U kunt desgewenst mail verslepen van de ene naar de andere account.

4.U kunt bestanden weer exporteren naar diverse formaten zodat alles weer in een nieuw geïnstalleerd programma kan worden ingelezen.

5.U kunt back-uppen naar diverse media.

6.U kunt een opdracht starten vanaf het bureaublad (Desktop).

7.Ook geschikt voor webmail diensten zoals G-Mail, Yahoo en Outlook.com.

8.Kan zowel POP3 als IMAP mailboxen inlezen.

9.Ook geschikt voor Exchange online. (Meestal zakelijke mailboxen).

10.Ook geschikt voor server versies (= kantoor omgeving).

11.Programma zal nooit dubbele mail in dezelfde box inlezen.

Hoe werkt het programma?

1.Ga naar de webisite: link http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx

2.Installeer het programma.

3.Als het programma gestart wordt kun je aangeven in welke map Mailstore zijn bestanden moet neerzetten. Doe dit in een map waarvan regelmatig ook een back-up gemaakt wordt. Bijv: Mijn Documenten/Mailstore

 

Om te kunnen archiveren moeten eerst de door u gebruikte e-mail adressen worden ingesteld. Er wordt in eerste instantie gevraagd om uw mailadres en via welke dienst dit loopt zoals u kunt zien in onderstaand scherm.

Klik voor vergroting

Klik voor vergroting

Afhankelijk van het soort account verschijnt er een vervolg scherm waar meestal de gebruikersnaam en het wachtwoord moeten worden ingegeven. In principe worden hier dezelfde gegevens gevraagd als bij het instellen van een e-mail account. Dit zijn de gegevens die u van uw provider heeft ontvangen. Als de juiste gegevens worden ingevuld worden de koppelingen gemaakt en kunt u archiveren. Standaard e-mail programma's zoals Outlook en Live Mail hebben een directe koppeling en zijn snel geïntegreerd in het programma

Mailstore heeft op de site ook een uitgebreide handleiding staan.

 

Aan de hand van onderstaande afbeelding geven we de belangrijkste opties. (Zie nummering)

Klik voor vergroting

Klik voor vergroting

Nr

Functie

1

2

3

4

5

6

De snel zoek optie

Overzicht van de diverse mail-accounts (met IN en Verzonden et cetera)

Naar Archivering pagina

Uitgebreide zoekoptie (o.a. per account, onderwerp, afzender, ontvanger)

Info over aantal berichten en opslag ruimte in gebruik

Export functie naar o.a. IMAP, Outlook; Thunderbird; Exchange

Het programma wordt door veel gebruikers erg goed gewaardeerd.